IT-Infrastruktur

Nachfolgend werden alle IT-Systeme der USO kurz erklärt. Weiterhin ist ein Wartungsplan enthalten, in welchem alle regelmäßigen Tätigkeiten enthalten sind, welche der Admin durchzuführen hat. Alle Zugangsdaten, Passwörter und URLs sind auf der Adminseite zu finden.

Übersicht Systeme

1. Google Drive

Das Google Drive ist das Produktivsystem der USO. Es dient als Dateiablage und als Basis für diverse Planungstools. Die Freigaben der einzelnen Ordner werden personenbezogen vom Admin vergeben.

Der Aufbau ist folgendermaßen strukturiert:

Die genaue Struktur folgt, sobald die Umstrukturierung abgeschlossen ist.

2. Server

Der Server wird von HostEurope bereitgestellt und bildet die Grundlage der meisten Online-Systeme der USO. Die grafische Oberfläche zur Verwaltung des Servers ist über diesen Link zu erreichen: Serververwaltung

2.1 Webspace/Fileserver

Das Dateisystem des Servers ist über mehrere FTP-Zugänge zu erreichen. Das Verzeichnis gliedert sich folgendermaßen (Stand: 27.02.2020):

Verzeichnis	Funktion
/www/mitglieder	Mitgliederdatenbank
/www/tickets	Bestellsystem Tickets OTH-Fest
/www/wiki	Dokuwiki
/www/wordpress	Website

2.2 Mailserver

Über den Mailserver wird das gesamte Mailsystem betrieben. Es wird zwischen E-Mail Konten und E-Mail Adressen unterschieden:

2.2.1 E-Mail Konto

Ein E-Mail Konto ist die Voraussetzung um sich anzumelden und Mails empfangen zu können. Konten werden in der Regel personenbezogen erstellt, beispielsweise für Vorstandsmitglieder oder Mitglieder welche viel Organisationsarbeit leisten. Der Name des Kontos setzt sich aus dem Servernamen und einem individuellen Namen zusammen (Beispiel: wp10978713-hausmann). Für die Organisationsteams gibt es ein gemeinsames Konto mit der Bezeichnung wp10978713-veranstaltungen. Der Zugriff erfolgt entweder über den Webmail-Client oder über ein Mailprogramm (Microsoft Outlook, Apple Mail, etc.). Die Einrichtung eines Mailprogramms erfolgt einfachheitshalber durch den Admin, die Zugangsdaten und Ports sind dem KIS zu entnehmen.

2.2.2 E-Mail Adresse

E-Mail Adressen können personenbezogen sein und fest einem Konto zugeordnet sein. Weiterhin gibt es allgemeine Adressen, welche nicht personenbezogen sind. Diese werden durch Weiterleitungen auf eine oder mehrere personenbezogene Adressen weitergeleitet. Von diesen Adressen können nur Mails verschickt werden, falls sie einem Konto als „sekundäre“ Adresse zugeordnet sind. Nachfolgend sind die allgemeinen E-Mail Adressen aufgelistet:

Adresse	Funktion	Weiterleitung	Kontozuordnung
info@uso-ev.de	Allgemeine externe Anfragen	alle Vorstandsmitglieder	–
vorstand@uso-ev.de	Anfragen an Vorstand	alle Vorstandsmitglieder	–
rechnungen@uso-ev.de	Ein- und ausgehende Rechnungen	Finanzvorstand	Finanzvorstand
admin@uso-ev.de	Support Mitgliederdatenbank	1. Vorstand/Admin	1. Vorstand/Admin
tickets@uso-ev.de	Ticketsystem OTH-Fest	1. Vorstand/Admin	1. Vorstand/Admin
veranstaltungen@uso-ev.de	Adresse für Orgateams	alle Vorstandsmitglieder	wp10978713-veranstaltungen
usomitglieder@uso-ev.de	Verteiler Mitglieder	alle Mitglieder	–

2.3 Mitgliederdatenbank

Die Mitgliederdatenbank ist das Werkzeug zur Verwaltung der Mitgliederdaten. Zusätzlich sind noch weitere Funktionen enthalten, welche den Mitgliedern zu Verfügung stehen. Dafür wird das kostenlose Administrationssystem Admidio genutzt, welches auf PHP und mySQL basiert. Nachfolgend werden die verwendeten Funktionen kurz erklärt:

2.3.1 Mitgliederverwaltung

In der Mitgliederverwaltung werden die Stammdaten jedes Mitglieds hinterlegt und den Mitgliedern Rollen zugewiesen:

Rolle	Funktion
Mitglied	Ordentliches Vereinsmitglied (Aktiv oder passiv)
Fördermitglied	Vereinsmitglied im Förderstatus (Auf 1 Jahr beschränkt, kein Stimmrecht)
Alumnimitglied	Vereinsmitglied im Almunistatus (zeitlich unbeschränkt, kein Stimmrecht)
Vorstand	Vorstand des Vereins
Administrator	Admins der Mitgliederdatenbank

Im Datenbanksystem können außerdem Mitgliederlisten erstellt werden (für Versammlungen, etc.). Mitglieder können sich im Datenbanksystem registrieren und nach Anmeldung ihre persönlichen Daten ändern und die Zusatzfunktionen nutzen. Unter Mitgliederverwaltung finden sich detaillierte Anleitungen zur Nutzung der Mitgliederverwaltung.

Unter „Datenbank-Backup“ kann der Admin ein Backup der mySQL-Datenbank erstellen und abspeichern. Diese Backups sind nicht verschlüsselt und sollten daher auf den Backup-Festplatten abgelegt werden.

2.3.2 Fotodatenbank

Die Möglichkeit zu Speicherung von Fotos in der Datenbank ist nicht optimal. Daher wird nach Alternativen gesucht und dieser Service demnächst eingestellt (Stand: 28.02.2020).

2.4 Website

3 Kommunikationsplattformen

3.1 WhatsApp

3.2 Facebook

Wartungsplan

Intervall	–	–
Bei Bedarf	–	–
Vorstandswechsel	–	–
Adminwechsel	–	–
Wöchentlich	–	–
Monatlich	–	–
Semesterbeginn	–	–

SSL

Was ist wo zu ändern?

Aktuelle Versionen von PHP, mySQL, Admidio,…