Das geballte Wissen der USO

< Alle Themen
Drucken

IT-Infrastruktur

Nachfolgend werden alle IT-Systeme der USO kurz erklärt. Weiterhin ist ein Wartungsplan enthalten, in welchem alle regelmäßigen Tätigkeiten enthalten sind, welche der Admin durchzuführen hat. Alle Zugangsdaten, Passwörter und URLs sind auf der Adminseite zu finden.

Übersicht Systeme

1. Google Drive

Das Google Drive ist das Produktivsystem der USO. Es dient als Dateiablage und als Basis für diverse Planungstools. Die Freigaben der einzelnen Ordner werden personenbezogen vom Admin vergeben.

Der Aufbau ist folgendermaßen strukturiert:

Die genaue Struktur folgt, sobald die Umstrukturierung abgeschlossen ist.

2. Server

Der Server wird von HostEurope bereitgestellt und bildet die Grundlage der meisten Online-Systeme der USO. Die grafische Oberfläche zur Verwaltung des Servers ist über diesen Link zu erreichen: Serververwaltung

2.1 Webspace/Fileserver

Das Dateisystem des Servers ist über mehrere FTP-Zugänge zu erreichen. Das Verzeichnis gliedert sich folgendermaßen (Stand: 27.02.2020):

VerzeichnisFunktion
/www/mitgliederMitgliederdatenbank
/www/ticketsBestellsystem Tickets OTH-Fest
/www/wikiDokuwiki
/www/wordpressWebsite

2.2 Mailserver

Über den Mailserver wird das gesamte Mailsystem betrieben. Es wird zwischen E-Mail Konten und E-Mail Adressen unterschieden:

2.2.1 E-Mail Konto

Ein E-Mail Konto ist die Voraussetzung um sich anzumelden und Mails empfangen zu können. Konten werden in der Regel personenbezogen erstellt, beispielsweise für Vorstandsmitglieder oder Mitglieder welche viel Organisationsarbeit leisten. Der Name des Kontos setzt sich aus dem Servernamen und einem individuellen Namen zusammen (Beispiel: wp10978713-hausmann). Für die Organisationsteams gibt es ein gemeinsames Konto mit der Bezeichnung wp10978713-veranstaltungen. Der Zugriff erfolgt entweder über den Webmail-Client oder über ein Mailprogramm (Microsoft Outlook, Apple Mail, etc.). Die Einrichtung eines Mailprogramms erfolgt einfachheitshalber durch den Admin, die Zugangsdaten und Ports sind dem KIS zu entnehmen.

2.2.2 E-Mail Adresse

E-Mail Adressen können personenbezogen sein und fest einem Konto zugeordnet sein. Weiterhin gibt es allgemeine Adressen, welche nicht personenbezogen sind. Diese werden durch Weiterleitungen auf eine oder mehrere personenbezogene Adressen weitergeleitet. Von diesen Adressen können nur Mails verschickt werden, falls sie einem Konto als „sekundäre“ Adresse zugeordnet sind. Nachfolgend sind die allgemeinen E-Mail Adressen aufgelistet:

AdresseFunktionWeiterleitungKontozuordnung
info@uso-ev.deAllgemeine externe Anfragenalle Vorstandsmitglieder
vorstand@uso-ev.deAnfragen an Vorstandalle Vorstandsmitglieder
rechnungen@uso-ev.deEin- und ausgehende RechnungenFinanzvorstandFinanzvorstand
admin@uso-ev.deSupport Mitgliederdatenbank1. Vorstand/Admin1. Vorstand/Admin
tickets@uso-ev.deTicketsystem OTH-Fest1. Vorstand/Admin1. Vorstand/Admin
veranstaltungen@uso-ev.deAdresse für Orgateamsalle Vorstandsmitgliederwp10978713-veranstaltungen
usomitglieder@uso-ev.deVerteiler Mitgliederalle Mitglieder

2.3 Mitgliederdatenbank

Die Mitgliederdatenbank ist das Werkzeug zur Verwaltung der Mitgliederdaten. Zusätzlich sind noch weitere Funktionen enthalten, welche den Mitgliedern zu Verfügung stehen. Dafür wird das kostenlose Administrationssystem Admidio genutzt, welches auf PHP und mySQL basiert. Nachfolgend werden die verwendeten Funktionen kurz erklärt:

2.3.1 Mitgliederverwaltung

In der Mitgliederverwaltung werden die Stammdaten jedes Mitglieds hinterlegt und den Mitgliedern Rollen zugewiesen:

RolleFunktion
MitgliedOrdentliches Vereinsmitglied (Aktiv oder passiv)
FördermitgliedVereinsmitglied im Förderstatus (Auf 1 Jahr beschränkt, kein Stimmrecht)
AlumnimitgliedVereinsmitglied im Almunistatus (zeitlich unbeschränkt, kein Stimmrecht)
VorstandVorstand des Vereins
AdministratorAdmins der Mitgliederdatenbank

Im Datenbanksystem können außerdem Mitgliederlisten erstellt werden (für Versammlungen, etc.). Mitglieder können sich im Datenbanksystem registrieren und nach Anmeldung ihre persönlichen Daten ändern und die Zusatzfunktionen nutzen. Unter Mitgliederverwaltung finden sich detaillierte Anleitungen zur Nutzung der Mitgliederverwaltung.

Unter „Datenbank-Backup“ kann der Admin ein Backup der mySQL-Datenbank erstellen und abspeichern. Diese Backups sind nicht verschlüsselt und sollten daher auf den Backup-Festplatten abgelegt werden.

2.3.2 Fotodatenbank

Die Möglichkeit zu Speicherung von Fotos in der Datenbank ist nicht optimal. Daher wird nach Alternativen gesucht und dieser Service demnächst eingestellt (Stand: 28.02.2020).

2.4 Website

3 Kommunikationsplattformen

3.1 WhatsApp

3.2 Facebook

Wartungsplan

Intervall
Bei Bedarf
Vorstandswechsel
Adminwechsel
Wöchentlich
Monatlich
Semesterbeginn

SSL

Was ist wo zu ändern?

Aktuelle Versionen von PHP, mySQL, Admidio,…

Inhaltsverzeichnis