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Führen der Vereinsfinanzen

Grundsätzlich ist das Führen der Vereinsfinanzen nicht schwierig. Wichtig ist, dass Aufgaben zeitnah abgearbeitet werden. Zu diesen Aufgaben zählen

  • Rechnungen ausstellen,
  • eingehende Rechnungen prüfen,
  • Kassenbuch führen
  • Steuerordner erstellen

Die Erfahrung zeigt, dass wenn hier nachlässig gearbeitet wird große Schwierigkeiten entstehen können. Vergisst man, Rechnungen auszustellen, so kann es passieren, dass dieser Geldeingang letztendlich komplett vergessen wird und dem Verein fehlt. Wird das Kassenbuch nicht sauber geführt, so kommt es schnell dazu, dass man getätigte Ausgaben vergisst oder nicht mehr weiß, aus welchem Grund oder für welche Veranstaltung diese getätigt wurden.
Es kam in der Vergangenheit auch oft dazu, dass die Erstellung des Steuerordners erst begonnen wurde als er eigentlich schon abgegeben hätte werden müssen. Dann muss man sich mit fehlenden Rechnungen, falschen Kassenständen und vielem mehr rumschlagen. Dieser Stress könnte sich leicht vermeiden lassen indem man die Vereinsfinanzen zeitnah und ordentlich führt.

Buchführung

Für die Buchführung der Vereinsfinanzen setzt sich aus mehreren Bereichen zusammen. Die größten Feinde einer sauberen Kassenführung sind Vergesslichkeit und Chaos.
Bei größeren Veranstaltungen mit mehreren Veranstaltungskassen (z.B. eine Kasse für OTH-Vorverkaufskarten, eine Kasse für den Kartenverkauf für Mitglieder,…) kann es schnell dazu kommen, dass man täglich für Einkäufe Geld aus der Vereinskasse nehmen muss, Rechnungen bekommt, Rechnungen NICHT bekommt, usw.
Wenn man Geld aus der Vereinskasse nimmt und das nicht irgendwo notiert an wen man das Geld gegeben hat und für was das Geld verwendet werden soll, verliert man hier schnell den Überblick. So ist es im Nachhinein sehr schwer alle Geldein- und ausgänge zu rekonstruieren um zurück zu einem sauberen und stimmigen Kassenbuch zu kommen.

Kassenbuch

Vor den Zeiten von Excel und Co. musste man alle Einnahmen und Ausgaben in einem Kassenbuch notieren. Ziel ist es dabei, zu dokumentieren, wann, aus welchem Grund und in welcher Höhe Einnahmen und Ausgaben vom Verein getätigt wurden.
Aktuell wird das Kassenbuch hauptsächlich für Notizen und Reminder verwendet. Wenn man beispielsweise kruzfristig Geld für eine Barausgabe aus der Vereinskasse nimmt, kann man dies schnell im Kassenbuch vermerken (das Kassenbuch sollte immer mitsamt der Vereinskasse aufbewahrt werden).

Excel-Kassenliste

Das Kassenbuch ist weitestgehend von der Kassenliste (zu finden im Google-Drive) ersetzt worden. Es ist in der Verantwortung des Kassiers diese Liste zu führen und auch quartalsweise dem Steuerberater zur Steuerfeststellung zukommen zu lassen.
In der Kassenliste werden alle Bargeldbewegungen in die und aus der Vereinskasse dokumentiert. Hierzu zählen

  • Ausgaben in Bar
  • Kontoüberträge (wenn man Geld aus der Kasse nimmt und auf das Konto einzahlt)
  • Einnahmen in Bar (z.B. bei einer Veranstaltung)

Wenn man für eine Veranstaltung Wechselgeld aus der Vereinskasse nimmt, sollte der Betrag des aus der Kasse genommenen Wechselgeldes unbedingt notiert werden. Wenn man nach der Veranstaltung den Wechselgeldbetrag wieder zurück in die Vereinskasse legt sollte man dies auch notieren.
Dadurch, dass man einen Bargeldbetrag aus der Vereinskasse genommen hat, den man im Nachhinein wieder in gleicher Höhe zurückgelegt hat, ist ein sogenannter Durchlaufposten entstanden.
Durchlaufposten können aus der Kassenliste gestrichen werden, da sie keine wirkliche Einnahme oder Ausgabe des Vereins darstellen.

Excel-Kontoliste

Die Kontoliste ist im Grunde genauso zu führen wie die Kassenliste. Alle Einnahmen und Ausgaben, die am Konto getätigt werden, sind hier zu notieren.

Kassenzählungen

Übersicht über Kassenstand

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Wirtschaftliche Kalkulation

Wechselgeld

Rechnungen

Rechnungen bekommen

Rechnungen ausstellen

Buchführung bei Veranstaltungen

Wechselgeld vorbereiten

Betreuung während Veranstaltung

Kassenzählung

Wechselgeld beachten

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